Il existe plusieurs types de documents obligatoires à remettre au locataire d'un logement vide.
AttentionLe propriétaire (ou l'agence immobilière), qui refuse de rédiger un bail conforme à la réglementation et de délivrer une quittance ou un reçu sur demande du locataire ou qui dissimule ces obligations, peut être condamné :- S'il s'agit d'une personne physique, jusqu'à 1 an de prison et 20 000 € d'amende.
S'il s'agit d'une personne morale, jusqu'à 100 000 € d’amende.
BailLe bail doit être fait par écrit en autant d'exemplaires qu'il y a de parties (propriétaire ou agent immobilier, locataire).Il peut prendre la forme d'un acte sous signature privée ou d'un acte authentique.Il doit contenir au minimum certaines informations.Il doit être conforme au modèle de bail réglementaire.
Documents annexes au bailLors de la signature du bail ou du renouvellement de bail, le propriétaire (ou l'agent immobilier) doit annexer au bail les documents suivants :- Notice d'information
État des lieux d'entrée fait lors de la remise des clés et l'état des lieux de sortie fait lors de la restitution des clésAttestation d'assurance contre les risques locatifs que le locataire a l’obligation de souscrireÉquipements d'accès à la télévision, à internet (TNT, fibre...)Si le propriétaire l’a exigé, l’acte de cautionnement de la caution ou l’acte de cautionnement de la garantie Visale.Si le locataire et le propriétaire ont convenu d'appliquer une grille de vétusté, copie de cette grilleSi le logement est conventionné avec l'Anah, copie de la convention AnahSi le logement est dans un immeuble en copropriété, un extrait du règlement de copropriété. L'extrait porte sur la destination de l'immeuble, la jouissance des parties privatives et communes. Il indique également la quote-part attribuée au logement pour chaque catégorie de charges.Si le logement est situé dans une zone d'habitat dégradé ou indigne, le propriétaire (ou l'agent immobilier) peut être obligé, avant de mettre en location le logement, d'obtenir en mairie une autorisation préalable, ou d'y déposer une déclaration contre récépissé. Il devra annexer au bail l'autorisation, ou le récépissé de déclaration.Le propriétaire (ou l'agent immobilier) doit contacter la mairie pour savoir si le logement est concerné par cette obligation.MairiemairieIl doit aussi mettre en annexe un dossier de diagnostic technique, qui regroupe les diagnostics suvants :- Diagnostic de performance énergétique (DPE) valide
Constat de risque d'exposition au plomb (Crep)État de l'installation intérieure de l'électricité si l'installation a plus de 15 ansÉtat de l'installation intérieure du gaz si l'installation a plus de 15 ansÉtat des risques (naturels, miniers, technologiques, sismiques, radon...), si le logement est dans une zone concernéeDiagnostic bruit, si le logement est dans une zone concernée.À savoirIl est recommandé de tenir à la disposition du locataire un diagnostic amiante.
Quittances de loyerLa quittance doit détailler les sommes versées par le locataire, en distinguant le loyer et les charges.Lorsque le locataire lui en fait la demande, le propriétaire (ou l'agent immobilier) doit transmettre gratuitement au locataire une quittance. Avec l'accord du locataire, le propriétaire (ou l'agent immobilier) peut lui transmettre la quittance par mail.Pour faire la demande de quittance au propriétaire (ou à l'agent immobilier), le locataire peut utiliser ce modèle de document :Demander une quittance de loyer au propriétaire, à l’agence immobilière ou au bailleur socialInstitut national de la consommation (INC)Si le locataire ne paie qu'une partie du loyer, le propriétaire (ou l'agent immobilier) doit lui transmettre un reçu indiquant la somme versée.Si une clause du bail indique que le locataire doit payer des frais au propriétaire (ou à l'agent immobilier) en contrepartie de la quittance ou de son envoi, cette clause doit être considérée comme non écrite, car elle est interdite.
Justificatifs de chargesLe propriétaire (ou l'agent immobilier) doit justifier les demandes de provisions et les régularisations annuelles par l’envoi au locataire du budget prévisionnel et des résultats antérieurs arrêtés lors de la précédente régularisation de charges.Un mois avant la régularisation annuelle, le propriétaire (ou l'agent immobilier) doit en outre communiquer au locataire :- Le décompte des charges locatives par nature de charges (électricité, eau chaude, eau froide, ascenseur...)
Le mode de répartition des charges locatives entre les logements. Et, si nécessaire, une note d'information sur les conditions de chauffage et de production d'eau chaude collectifs.Durant les 6 mois qui suivent l'envoi du décompte, le propriétaire (ou l'agent immobilier) doit tenir à la disposition du locataire l'ensemble de ces justificatifs.Si le locataire lui en fait la demande, le propriétaire (ou l'agent immobilier) doit lui transmettre le récapitulatif des charges du logement, par mail ou par courrier.D'autres documents doivent être remis périodiquement, selon les cas :- Si l'immeuble est doté d'un dispositif d'individualisation des frais télé-relevables de chauffage, de refroidissement ou d'eau chaude sanitaire, le propriétaire (ou l'agent immobilier) doit envoyer chaque mois au locataire les informations sur sa consommation de chaleur, de froid ou d'eau chaude sanitaire.
Si le contrat de fourniture d'eau n'est pas individualisé, le propriétaire (ou l'agent immobilier) doit envoyer au locataire, 1 fois par an, la facture d'eau et les informations sur la qualité de l'eau reçues de la commune ou de l'EPCI compétent.
Document à joindre au congé pour vendre ou pour habiterLe propriétaire (ou l'agent immobilier) qui donne congé (ou son préavis) pour vendre ou pour habiter au locataire, doit y joindre la notice d'information sur les obligations du propriétaire et sur les voies de recours et d'indemnisation du locataire.
